Det gode afslag – hvordan afviser man bedst jobansøgere?

Det gode afslag

Bagsiden ved at søge efter nye ansatte for en virksomhed er, at skulle give afslag til dem, der ikke fik jobbet, men langt værre er det for ansøgerne at få afslag. Især et dårligt og upersonligt afslag, eller intet svar overhovedet. Derfor er det vigtigt at bruge tid og energi på at give kandidaten et svar på, hvorfor de ikke kom videre i processen. Det reflekterer nemlig tilbage på virksomheden, og har indflydelse på, hvordan fremtidige ansøgere og potentielle medarbejdere opfatter virksomheden.

Vi vil gerne understrege, hvorfor det er vigtigt at give et godt og velfundereret afslag til ansøgere:

  • Det er god stil
  • Det kan skabe et positivt ry for virksomheden
  • Du lukker ikke døren for kandidatens ressourcer i fremtiden
  • Ansøgerens netværk kan være fremtidige ansøgere, kunder eller samarbejdspartnere
  • Du giver klarhed og hjælper kandidaten videre i deres ansøgningsproces

Her får du fire gode tips til, hvordan du kan give et afslag uden at dit image lider skade.

1. Alle fortjener et svar


Det kan næsten ikke gøres mere tydeligt, men alle, uanset om de har svaret på et jobopslag eller ansøgt uopfordret, skal have et svar.

Det kan være svært at overskue, hvis der har været mange ansøgere på et stillingsopslag, men det kommer til at give tifold tilbage på imagekontoen i forhold til den tid, du bruger på at skrive afslagene. Så rådet er: Vis ansøgeren respekt for den tid, de har lagt i deres ansøgning og giv dem et svar.

2. Svar inden for en kort periode 

Nu når vi har det på plads, er det også vigtigt at pointere, at svaret gerne skal komme hurtigst muligt. Jo hurtigere, desto bedre. Det betyder nemlig, at kandidaterne kan komme videre i deres jobjagt.

Hvis du allerede har inviteret de udvalgte kandidater til samtale, kan du godt skrive ud til de andre og give dem et afslag. Det gælder også for de personer, du har haft til samtale, men som ikke er blevet ansat – giv afslaget hurtigst muligt, også selv gerne inden hele ansættelsesforløbet er slut. Følg dog gerne op med et opkald, da mail på det tidspunkt kan virke upersonligt.

3. Giv en uddybende forklaring

Når du skal give et afslag, er det ikke nok bare at skrive til modtageren, at de ikke har fået jobbet. Du er nødt til at være præcis og gøre det klart, hvorfor. Her er det en god idé at ligge vægt på, hvilke ansættelseskriterier, I har valgt ud fra. Det kan være, at I leder efter en, der taler flydende engelsk, har gode IT kompetencer og flair for udarbejdelse af årsregnskab. Uanset, hvad der har gjort udslaget, er det vigtigt, at I nævner det.

Det er også en god idé at fortælle, hvor mange der har søgt, så ansøgerne bedre forstår, hvorfor de ikke er blevet valgt. Husk også at takke ansøgeren for deres tid og interesse i virksomheden. Du kan overveje at slutte mailen af med et godt råd i deres fremtidige ansøgning. 

4. Vær personlig 

Du bør under ingen omstændigheder sende en mail ud med et automatiseret standardafslag. Sørg for at skrive ansøgerens navn i den mail, du skriver. Det kan du enten sætte op elektronisk eller selv skrive det for hver mail. Det bliver hurtigt meget upersonligt, hvis du blot skriver ”Kære ansøger” eller lignende. Dobbelttjek selvfølgelig også, om du har stavet deres navn korrekt, og generelt resten af svaret, så du ikke fremstår som værende ligeglad og uprofessionel.

Det er vigtigt at huske, at ansøgere også er mennesker, som har investeret fysisk og mental energi i din virksomhed. Behandl derfor dine kandidater derefter, og som du selv gerne ville behandles ved et afslag. Det kommer som sagt til at gavne virksomheden på den lange bane.

Læs også, hvordan du ansætter den rigtige medarbejder her.

01 oktober 2019